Het leek lange tijd een ver-van-het-bed-show: de beelden vanuit de Chinese stad Wuhan, waar de overheid hard ingreep om de verspreiding van het nieuwe virus te voorkomen. ‘Begin maart konden we ons nog niet voorstellen dat het kantoor zou moeten sluiten’, zegt Leonieke Hennes, teamleider van de bedrijfsvoering bij Stadsring51. ‘Toch besloten we rekening te houden met het scenario van een volledige lockdown.’

Dit betekende dat iedereen vanuit huis moest kunnen werken. Alle medewerkers moesten tegelijkertijd kunnen inloggen en de receptionist moest de telefoon kunnen aannemen. Voor klanten moest het mogelijk zijn om documenten digitaal te ondertekenen. Om snel te kunnen handelen kwamen er protocollen en een ‘calamiteiten’-WhatsApp-groep voor medewerkers.

Maatregelen

Overheidsmaatregelen werden direct doorgevoerd op de werkvloer: thuis blijven bij klachten, je handen regelmatig wassen, geen handen schudden, het OV mijden. Collega’s mochten vanaf 12 maart alleen nog op de eigen afdeling komen. Vanaf 15 maart gingen de spreekuren in de regio dicht. Op kantoor in Amersfoort werd met een minimale bezetting nog doorgewerkt, maar nagenoeg alle afspraken vonden telefonisch plaats.

Op 20 maart kregen alle medewerkers het bericht: ‘Beste stadsringers, de lockdown is een feit: vanaf 23 maart is ons kantoor gesloten.’ Vanaf dat moment werkte iedereen vanuit huis, ook de dienstverleners.

‘Opeens werden collega’s gedwongen om heel creatief met hun tijd om te gaan’, zegt teamleider Jaap-Jan Broer, die leiding geeft aan de medewerkers in de dienstverlening. ‘Ouders combineerden het werk met de zorg voor hun kinderen en het thuisonderwijs. Ik heb er veel respect voor hoe ze het hoofd boven water hielden.’

Leonieke Hennes: ‘Je kunt niet met een baby of peuter op schoot gesprekken voeren met klanten. Sommige collega’s werkten afwisselend met hun partner. Anderen voerden de gesprekken in de avonduren.’

Het welzijn van de medewerkers had de aandacht van de teamleiders. Ook bij de medewerkers zonder kinderen hielden ze vinger aan de pols. Die gingen extra hard werken om daarmee collega’s met kinderen te ontzien. ‘We moesten ervoor oppassen dat zij niet verzandden in het werk’, zegt Hennes.

Veel alleenstaanden gaven aan dat ze graag op kantoor wilden werken. Aan hen werd gevraagd om nieuwe collega’s in te werken.

Kwetsbare cliënten

Daarnaast vroegen kwetsbare cliënten de aandacht. Of beter: het wegblijven van deze doelgroep. Want het werd al snel duidelijk dat mensen met beginnende schulden zich niet meer meldden. Ook laaggeletterden en mensen met een migratieachtergrond bleven weg.

Stadsring51 wilde daarom zo snel mogelijk op een veilige manier weer klanten ontvangen. Met nieuwe protocollen, coronaschermen, bewegwijzering en desinfectiemiddelen gingen vanaf half april de spreekuren in Leusden, Soest en Barneveld weer open. Op 11 mei gingen ook de locaties in Amersfoort weer open, maar alleen voor cliënten voor wie een telefonische afspraak geen oplossing was.

Voor medewerkers van de bedrijfsvoering werd het pas in de zomer mogelijk om nu en dan op kantoor te werken. In september namen de coronabesmettingen in Nederland toe en werd thuiswerken opnieuw de norm.

‘Ik ben verrast door de veerkracht van de collega’s’

Bij de tweede lockdown die op 15 december van kracht werd, bleven alle locaties van Stadsring51 geopend. Het kon op een veilige manier. Bovendien was in de eerste lockdown duidelijk geworden hoe groot het belang is van een fysiek gesprek voor een deel van de cliënten.

Directeur Dick van Maanen stelde een verklaring op voor dienstverleners waarin stond dat hun werk essentieel is. Het valt immers in de categorie ‘ondersteuning’ dat op de lijst met essentiële beroepen van de Rijksoverheid staat. Het gaf veel medewerkers rust dat hun kinderen naar de noodopvang mochten.

‘Persoonlijk zag ik erg op tegen de tweede lockdown’, zegt Jaap-Jan Broer. ‘Er was al zoveel van collega’s gevraagd. Ik was bang dat de rek eruit was. Ik was verrast hoe groot de veerkracht toch bleek te zijn.’

Sociaal contact

De teamleiders stellen dat resultaten van Stadsring51 niet onder het thuiswerken hebben geleden. Ook zijn ze blij dat alle medewerkers gezond zijn. Slechts één collega raakte – in de thuissituatie – besmet.

Wel kijken ze ernaar uit om in de toekomst de collega’s weer op kantoor te zien. Want ondanks alle leuke online activiteiten – zoals de koffiehoek op Teams, een pub quiz, borrel of een hart onder de riem in de brievenbus of via een filmpje – niets kan op tegen het spontane contact met collega’s op de werkvloer. 

Toch zal er na de coronacrisis vaker dan voorheen worden thuisgewerkt. Leonieke Hennes: ‘Ik denk dat we nooit meer teruggaan naar de volle kantoortuin. Ons thuiswerkbeleid is aangepast. Pandemie of niet, je mag de helft van je uren thuiswerken. Door de mensen die thuiswerken, zal het op kantoor ook rustiger zijn. Ik denk dat mensen dat waarderen.’

Foto: Jaap-Jan Broer: ‘De resultaten hebben niet onder het thuiswerken geleden.’ (VB Fotografie – Sabine Keijzer.)